Verzuimprotocol

Bij ziekte moet de medewerker zich op de eerste ziektedag tussen 07.00 en 07.30 uur telefonisch ziekmelden bij HR, op telefoonnummer 06-27228977. Wordt de medewerker ziek gedurende de werkdag, dient hij/zij dit te melden bij HR, op telefoonnummer 06-27228977.

De medewerker meldt zich ziek ook als de eerste dag van ziekte niet op een werkdag is, op dezelfde manier als beschreven in Artikel 1 van dit protocol. De medewerker geeft bij ziekmelding het volgende aan:

Of de medewerker wegens ziekte wel of niet in staat is om te werken
Wat de vermoedelijke duur van het verzuim is
Wat de werkgever kan doen om te helpen
Op welke (verpleeg)adres en telefoonnummer de medewerker te bereiken is
Of er sprake is van een vangnetsituatie
Of er sprake is van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is

Artikel 2 – Weer arbeidsgeschikt

Op de dag dat de medewerker weer arbeidsgeschikt is, dient hij/zij dit zo snel mogelijk te melden bij HR, op telefoonnummer 06-27228977, ook als hij/zij op deze dag niet werkt.

Artikel 3 – Beschikbaarheid

Een verzuimende medewerker moet tijdens het verzuim bereikbaar zijn op het gegeven (verpleeg)adres en telefoonnummer voor (onaangekondigd) contact met de werkgever of met de arbodienst. Ook indien hij/zij niet werkzaam is op de dag.

Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de medewerker gebeld wordt door de arbodienst voor meer informatie, of dat er een huisbezoek plaatsvindt. Verblijf op een ander adres, permanent of tijdelijk, moet altijd binnen 24 uur aan HR en aan de arbodienst worden doorgegeven. Is de medewerker niet aanwezig op het opgegeven adres, dan moet iemand anders op dat adres kunnen vertellen waar hij te bereiken is.

Het opgegeven adres mag verlaten worden voor een bezoek aan de bedrijfsarts, huisarts, fysiotherapeut of een andere medisch specialist. Dit mag ook voor werkhervatting of als er toestemming is van de leidinggevende.

Artikel 4 – Contact tussen de werkgever en werknemer

Naar aanleiding van de ziekmelding neemt de werkgever dezelfde dag contact op met de medewerker om te informeren naar de situatie en om eventuele maatregelen te bespreken in verband met de afwezigheid van de medewerker. De medewerker verstrekt daarbij geen informatie over de oorzaak en de aard van de klachten of ziekte. Doet de medewerker dit wel, dan mag de werkgever dit niet schriftelijk overnemen. Verder zal de medewerker dagelijks contact opnemen om aan te geven hoe het verder gaat.

Artikel 5 – Contact met de arbodienst

Wanneer de bedrijfsarts de medewerker vraagt om meer (medische) informatie over de reden van het verzuim, dient de medewerker hieraan mee te werken. Is hij daartoe niet in staat, bijvoorbeeld door opname in het ziekenhuis, dan moet iemand anders de informatie verstrekken. Deze informatie is uitsluitend bestemd voor de arbodienst.

Op de gegevens die de arbodienst verzamelt, zijn regels van toepassing (beroepsgeheim, Algemene Verordening Gegevensverwerking, en het privacyreglement). Geen enkele organisatie ontvangt betreffende gegevens zonder schriftelijke toestemming van de medewerker.

Artikel 6 – (Open) spreekuur

Zo nodig ontvangt de verzuimende een oproep voor het spreekuur van de arbodienst. Bij verhindering licht de medewerker de arbodienst zo spoedig mogelijk telefonisch in, eventueel via de werkgever. Wanneer een afspraak of consult te laat wordt geannuleerd (uiterlijk 24 uur van tevoren op werkdagen), dan brengt de arbodienst de uren en de eventueel gemaakte kosten in rekening.

Een medewerker kan ook op eigen initiatief contact opnemen met de arbodienst over gezondheid en werk, bijvoorbeeld door het open spreekuur te bezoeken. De werkgever hoeft niet te worden ingelicht over dit contact. Dit valt namelijk onder medisch geheim. Personeelsvertegenwoordigers kunnen ook gebruik maken van dit spreekuur.

Artikel 7 – Privacy

De arbodienst ziet erop toe dat privacygevoelige gegevens optimaal worden beschermd tegen onbevoegden. In het privacyreglement is precies vastgesteld wie bepaalde gegevens mag inzien, hoelang ze worden bewaard en hoe wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie.

Medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van de arbodienst die gehouden zijn aan het beroepsgeheim en die diensten voor de arbodienst verrichten. In bepaalde situaties kan de bedrijfsarts het wenselijk achten bepaalde informatie wel aan de werkgever te verstrekken, bijvoorbeeld om beperkingen aan te geven voor werkaanpassing. Dan wordt altijd eerst toestemming gevraagd aan de medewerker.

Artikel 8 – Medisch onderzoek

Als een medisch onderzoek nodig is om de arbeids(on)geschiktheid te beoordelen, is de medewerker verplicht hieraan mee te werken. Het medisch onderzoek wordt gedaan door, of in opdracht van, de bedrijfsarts van de arbodienst.

Artikel 9 – Probleemanalyse en advies

Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en heeft de arbodienst een advies over het werkhervattingstraject. Dit advies wordt verstrekt aan zowel de werkgever als de medewerker. Uiteraard worden hierbij de regels over wie welke informatie ontvangt in acht genomen.

Artikel 10 – Plan van aanpak

Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies stellen werkgever en medewerker samen een plan van aanpak op voor het bereiken van herstel. Zodra dit plan door beide partijen is vastgesteld, ontvangt de arbodienst hiervan een afschrift.

Artikel 11 – Inzet interventies en reïntegratietrajecten

Afhankelijk van de beperkingen van de medewerker kan de arbodienst interventies inzetten en bij langdurige verzuimgevallen een reïntegratietraject voorstellen, met als doel de verzuimduur van de medewerker te verkorten en het herstel te bespoedigen.

Artikel 12 – Reïntegratiedossier en WIA-aanvraag

De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgevers en de arbodienst om in het reïntegratiedossier alle inspanningen vast te leggen die zijn ondernomen om te komen tot een succesvolle werkhervatting. Dit kunnen gespreksverslagen zijn, maar ook terugkoppelingen van (evaluatie)spreekuren en bijstellingen van het vastgestelde plan van aanpak, evenals van de eerstejaarsevaluatie.

Artikel 13 – Voortgangs- of evaluatiegesprekken

Werkhervatting is gemakkelijker naarmate de zieke medewerker beter contact heeft gehouden met ‘het werk’. De leidinggevende houdt daarom regelmatig, maar ten minste elke zes weken, contact met de zieke medewerker over de voortgang. Tijdens het herstelproces en de reïntegratieactiviteiten hebben de medewerker en de arbodienst ook regelmatig contact. Daarnaast heeft de arbodienst ook regelmatig contact met de leidinggevende om te kijken wat er gedaan kan worden aan de terugkeer van de medewerker naar het werk.

Artikel 14 – Medewerking, verzuim, en herstel

Medewerker en werkgever zijn samen verantwoordelijk voor het herstel en een zo spoedig mogelijke verantwoorde terugkeer naar het werk. Zij werken samen aan de begeleiding en activiteiten die hierop gericht zijn, zoals training, scholing, gedeeltelijke werkhervatting, en werkaanpassing. De medewerker stelt zich actief op in dit proces.

Tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid werkt de medewerker optimaal mee aan zijn/haar herstel en houdt hij/zij zich aan de gemaakte afspraken met de bedrijfsarts van de arbodienst en zijn werkgever. Tijdens ziekte mag de medewerker geen arbeid verrichten, behalve wanneer dit is voorgeschreven in het belang van zijn/haar gezondheid of wanneer hij/zij hiervoor toestemming heeft gekregen van de arbodienst.

Artikel 15 – Werkhervatting

De bedrijfsarts adviseert over de mogelijke datum waarop de medewerker het werk kan hervatten. Is de medewerker niet in staat om op de afgesproken dag weer aan het werk te gaan, dan licht de medewerker onmiddellijk de directe leidinggevende in en licht de medewerker zo spoedig mogelijk de arbodienst telefonisch in.

Zodra de medewerker weer in staat is om te werken, meldt hij/zij zich beter bij zijn/haar directe leidinggevende. Bij gedeeltelijke werkhervatting is overleg met de bedrijfsarts gewenst.

Artikel 16 – Arbeidsconflict

Als de medewerker zijn/haar eigen werk niet kan verrichten door een conflict op het werk, dan meldt hij/zij zich niet ziek. De medewerker overlegt met de directe leidinggevende of hij een time-out voor conflictbemiddeling kan krijgen om samen met de directe leidinggevende een oplossing te vinden voor het conflict.

Artikel 17 – Vakantie

Wanneer een medewerker op vakantie wil gaan tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid, heeft hij hiervoor toestemming nodig van zijn directe leidinggevende. Die kan zich baseren op het advies van de arbodienst.

Ziekmelding vanuit het buitenland: Voor een ziekmelding vanuit het buitenland gelden dezelfde regels als voor een ziekmelding vanuit Nederland. Dit houdt in dat verzuim dat ontstaat in het buitenland moet worden gemeld bij de directe leidinggevende volgens de wijze die is omschreven bij ‘ziek melden’. Daarnaast moet zo spoedig mogelijk een lokale arts ingeschakeld worden voor een medische verklaring. Deze verklaring moet de volgende gegevens bevatten:

de aard van de ziekte
het verloop van de ziekte
de ingestelde therapie
een verklaring van medische ongeschiktheid tot reizen (indien van toepassing)

Na terugkomst moet de medewerker deze medische gegevens overhandigen aan de arbodienst.

Artikel 18 – Bezwaren en klachten

Als een medewerker het niet eens is met de adviezen of uitspraken van de arbodienst, of met voorstellen of activiteiten van zijn/haar werkgever, dan kan hij/zij een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. De kosten van dit deskundigenoordeel zijn voor de aanvrager en zijn op te vragen bij het UWV.

Artikel 19 – Sancties

Houdt een medewerker zich niet aan de afspraken uit dit protocol of werkt hij niet voldoende mee aan zijn/haar herstel, dan kan dit leiden tot een schriftelijke officiële waarschuwing, en wordt er een dossier opgebouwd. Als er geen verbetering optreedt, heeft de werkgever het recht om de loondoorbetaling op te schorten, en uiteindelijk zelfs stop te zetten.

Artikel 20 – Privacy

De arbodienst ziet erop toe dat privacygevoelige gegevens optimaal worden beschermd tegen onbevoegden. In het privacyreglement is precies vastgelegd wie bepaalde gegevens mag inzien, hoe lang ze worden bewaard en hoe wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie.