Notulen 24-11-2025

De vergadering startte met de melding dat Jolanda ziek is en naar de arts gaat. Daarna is kort besproken of een dagstart op maandag nodig is. Hoewel dit door de maandagvergadering niet strikt vereist is, vindt het team het prettig om de dagstart te houden. De dagstart wordt daarom voortgezet.

Aylin vroeg naar de deadline voor het aanleveren van punten voor de agenda op donderdag. Er is afgesproken dat donderdag de voorkeursdag blijft zodat de agenda op tijd gedeeld kan worden, maar dat later inleveren ook mogelijk is.

Verder is het belang van betere interne afstemming benadrukt. Jolanda werd onverwacht door een klant gebeld terwijl zij niet op de hoogte was van de situatie. Het team heeft afgesproken dat dit soort contact sneller en korter onderling wordt afgestemd. De profielen staan weer volledig in het systeem en de dagstart moet voortaan concreter worden ingevuld met planning en taken.

De mailcommunicatie is uitgebreid besproken. Annemarie gaf aan dat de standaardmail wekelijks wordt aangepast en daardoor onoverzichtelijk is. Het team besloot dat iedereen een nieuwe blanco mailtekst opstelt. Deze teksten worden naast elkaar gelegd om tot één professionele standaardmail te komen, met detachering als hoofdonderwerp en werving en selectie als aanvullende optie. Mehmet maakt daarna een uniforme template in de NassFlex huisstijl. Linkjes in de handtekening worden eventueel toegevoegd maar eerst getest vanwege risico op spam. Mails worden weer verstuurd met prioriteit en leesbevestiging om inzicht te krijgen in openingspercentages.

Mehmet presenteerde ook de gezamenlijke agenda en het to do bord in de portal. Hiermee kan het team centraal plannen en taken toewijzen. Het doel is om communicatie via e mail op termijn te vervangen door portal communicatie. Bij klantcontact wordt voortaan eerst geprobeerd direct een afspraak in te plannen in plaats van alleen een mail te sturen.

Tot slot is afgesproken dat alle profielen worden uitgeprint en verdeeld binnen het team. De prioriteit ligt deze week bij apothekersassistenten en bij kandidaten die met voorrang opgevolgd moeten worden. Het team wil deze week kwalitatief sterke afspraken maken, actief leveren bij apotheken en doorpakken richting het einde van het jaar.

Het team besprak de status van de mailbox, het opschonen van mappen en het verwijderen van overbodige e-mails, vooral uit de recruitment-inbox. Screenshots moeten dezelfde dag worden opgepakt en daarna verwijderd. De conceptmappen moeten vandaag worden geleegd.

De 50 dagelijkse belletjes zijn niet door iedereen gehaald; daarom wordt een belrooster ingevoerd zodat bellen niet meer tussendoor gebeurt. Iedereen moet deze week strenger zijn op het halen van hun belmomenten.

De to-do-lijst en agenda in de portal worden nog onvoldoende gebruikt. Het team moet leren hoe deze worden ingevuld en wanneer taken worden toegevoegd, zodat zichtbaar is wie waar aan werkt.

Verder is er gesproken over het Haga Ziekenhuis: dankzij volhouden is er een afspraak ingepland en ligt er een lijst met gevraagde profielen. Het team gaat actief LinkedIn-sourcing doen voor deze ziekenhuisprofielen. Eerst moet worden nagevraagd welke functies concreet nodig zijn.

Tot slot gaf Annemarie aan dat zij zich deze week vooral richt op tweede belacties om afspraken te plannen; leesbevestigingen worden goed opgevolgd. De dagstart en interne communicatie verlopen beter dan voorheen.

Mailbox en e-mailbeheer

• Alle mappen in de recruitment mailbox opschonen, alles verwijderen zodra het verwerkt is.
• Screenshots die worden doorgestuurd dezelfde dag oppakken en daarna verwijderen.
• Conceptmap vandaag volledig leegmaken, er mag niets in concept blijven staan.
• Iedereen controleert nog één keer de mailbox op belangrijke items voordat er met een schone lei wordt gestart.

• Iedereen haalt deze week de 50 belletjes per dag en is hier zelf strenger op.
• Er wordt een belrooster gemaakt met vaste belmomenten, tussendoor bellen is niet toegestaan.
• Belactiviteiten en geplande belmomenten worden toegevoegd aan de to do lijst.
• Deze week ligt de focus op tweede belacties naar aanleiding van de nieuwe mailcampagne, met als doel afspraken in te plannen.

• Team gaat samen zitten om de agenda en to do lijst goed te leren invullen.
• Alle taken worden in de to do lijst gezet, inclusief belmomenten, afspraken en interne acties.
• Agenda wordt actief gebruikt voor echte planning, niet alleen voor feestdagen.
• Iedereen maakt zichtbaar wat hij of zij wanneer doet, zodat er niet onnodig gestoord wordt.

• Ieder teamlid levert wekelijks minimaal één agendapunt aan.
• Dit wordt weer structureel opgepakt vanaf deze week.

• Aylin neemt opnieuw contact op om exact te bevestigen welke functies en profielen Haga daadwerkelijk nodig heeft.
• Profielen worden nog niet geprint totdat de definitieve behoefte duidelijk is.
• Zodra duidelijk is wat nodig is, start het team met actief LinkedIn sourcen op deze profielen.
• Ayşe en Barbara plannen een apart moment om de administratieve opvolging en verwerking af te stemmen.

• Aylin blijft LinkedIn actief inzetten voor kandidaten en contacten, voortgang wordt bijgehouden.
• Nieuwe gesprekken en connecties worden in het overzicht gezet zodat opvolging duidelijk is.

• Annemarie bezoekt deze week alle afspraken die vorige week zijn ingepland.
• Tweede belacties worden gebruikt om extra afspraken te plannen en reacties op de nieuwe mail te peilen.
• Bij apotheken eerst bellen om ze warm te maken voordat de mail binnenkomt, leesbevestigingen strak opvolgen.

• Dagstart blijft actief gebruikt worden voor planning, taken en terugkoppeling.
• Donderdag sparmoment blijft bestaan en wordt flexibel ingevuld wanneer nodig.

• Later deze week een overlegmoment plannen over ZMC apotheek en vervolgstappen.
• Vacatures voor ziekenhuisprofielen pas opzetten zodra de exacte behoefte is bevestigd.